Solicita los documentos al proveedor
Cada proveedor recibe su acceso y sube ahí lo que le corresponde. Deja de haber cadenas de correos, archivos sueltos en carpetas compartidas y versiones que nadie sabe si son las buenas.
El sistema
Sistema para REPSE: el software con el que controlas a tus proveedores especializados
Portal REPSE es un software de gestión de proveedores REPSE para empresas que contratan servicios especializados en México. Le pide a cada proveedor los documentos que la ley te obliga a tener, los valida, te avisa antes de que venzan y te muestra en un tablero quién está en regla y quién te está generando riesgo fiscal.
No es un sistema para tramitar tu REPSE. Es para la empresa que está del otro lado del contrato: la que paga las facturas y la que responde si el proveedor no cumple.
El plazo que casi nadie tiene controlado
Para poder acreditar el IVA de un servicio especializado, el artículo 5º, fracción II de la Ley del IVA te obliga a:
- Verificar que el proveedor tenga registro REPSE vigente al momento del pago
- Obtener de él copia de la declaración del IVA y el acuse de pago del periodo correspondiente
Y hay una fecha: esos documentos deben estar en tu poder antes del último día del mes siguiente a aquel en que hiciste el pago. Si no los recabas a tiempo, la consecuencia no es una multa: es presentar declaración complementaria y devolver el IVA que ya habías acreditado.
Cuarenta proveedores, doce meses, varios documentos cada uno. Son cientos de vencimientos al año que alguien tiene que perseguir por correo, uno por uno.
Eso es lo que automatiza un sistema para REPSE.
Cómo funciona
Qué hace el sistema, paso a paso
Valida que sean auténticos y estén vigentes
Con lectura de documentos e inteligencia artificial, el sistema revisa cada archivo en segundos: que corresponda al proveedor, al periodo y que esté vigente. Sin que una persona tenga que abrirlo y compararlo a mano.
Cruza la información entre documentos
Un documento aislado no prueba nada. El sistema compara unos contra otros para detectar inconsistencias que a simple vista no se ven.
Avisa antes de que algo venza
Recordatorios automáticos al proveedor y a tu equipo antes de la fecha límite, no después. El objetivo es que nunca llegues a fin de mes descubriendo que faltan papeles.
Te muestra el riesgo en un tablero
De un vistazo: qué proveedores deben documentos, cuáles están por vencer y cuánto es el riesgo fiscal expuesto. Para que la conversación con dirección sea con números, no con impresiones.
Alcance
Qué documentos administra
El expediente completo de servicios especializados, por proveedor y por periodo.
- Registro REPSE emitido por la STPS, y su vigencia
- IMSS: opinión de cumplimiento, cuotas y comprobantes de pago
- INFONAVIT: aportaciones y comprobantes
- SAT: opinión de cumplimiento, declaración de IVA y acuse de pago
- Nómina: CFDI de los trabajadores asignados a tu contrato
- Contratos de prestación de servicios y sus anexos
ICSOE y SISUB: por qué te importan aunque no los presentes tú
El ICSOE (Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializadas, del IMSS) y el SISUB (Sistema de Información de Subcontratación, del INFONAVIT) son declaraciones cuatrimestrales que presenta el proveedor, no tú. Se entregan del 1 al 17 de mayo, septiembre y enero.
Entonces, ¿por qué te importan? Porque la Ley del Seguro Social y la Ley del INFONAVIT te hacen responsable solidario de las obligaciones de seguridad social de los trabajadores que ese proveedor puso a tu disposición. Si él no presenta, el que queda expuesto también eres tú.
Las sanciones para el proveedor van de 500 a 2,000 UMA en el caso del ICSOE y de 251 a 300 UMA en el del SISUB. Pero tu exposición no es la multa de él: es la responsabilidad solidaria y la pérdida de la deducción.
Por eso el sistema te deja verificar y guardar el acuse de cada proveedor cada cuatrimestre, en lugar de asumir que lo presentó.
Contabilidad y ERP
Sistema contable para REPSE: cómo encaja con tu contabilidad y tu ERP
Portal REPSE no sustituye a tu ERP ni a tu sistema contable. Se ocupa de la parte que ninguno de los dos hace bien: el expediente documental de cada proveedor y su vigencia en el tiempo.
Tu contabilidad registra la factura. El REPSE exige que, además de la factura, tengas los papeles que la respaldan y que los tengas antes de una fecha. Ese seguimiento es el que se cae cuando se lleva en hojas de cálculo.
Por qué el expediente es un asunto contable y no administrativo
El vínculo con la contabilidad no es de comodidad, es fiscal. El artículo 27, fracción V de la Ley del ISR y el artículo 5º, fracción II de la Ley del IVA condicionan la deducción del gasto y el acreditamiento del IVA a que conserves la documentación del proveedor. Un gasto contabilizado sin expediente completo es un gasto que, cuando llega una revisión, deja de ser deducible. El asiento existe; el respaldo no.
Qué toma de tu sistema y qué le devuelve
Cuando la plataforma se conecta, la información viaja en dos direcciones:
| De tu ERP hacia Portal REPSE | De Portal REPSE hacia tu ERP |
|---|---|
| Padrón de proveedores con RFC y razón social | Estatus de cumplimiento de cada proveedor |
| Facturas recibidas, importes y periodo | Semáforo para liberar o retener el pago |
| Centros de costo y responsable interno | Aviso de registro REPSE vencido o por vencer |
| Contratos y órdenes de compra vigentes | Importe expuesto por expediente incompleto |
Con ese cruce, la exposición fiscal se calcula sobre lo que realmente se facturó, no sobre una captura paralela que alguien mantiene a mano.
Cómo se hace la integración
Por archivo, por carga programada o por API, según lo que permita tu sistema. El alcance —qué campos, en qué dirección y con qué frecuencia— se define al cotizar, porque depende de qué ERP tengas y de qué tan abierto sea. No prometemos una lista de sistemas compatibles: lo revisamos con tu caso concreto en la demostración.
Si prefieres no conectar nada
La versión desconectada entrega los mismos tableros: los proveedores cargan sus documentos en su propio acceso y el padrón y los importes se suben por archivo. Es la opción normal cuando el área de sistemas no quiere abrir el ERP, o cuando el control tiene que arrancar antes de que exista presupuesto de integración. Cambia el trabajo de captura, no el resultado.
La diferencia práctica entre conectar y no conectar es cuándo se detiene el pago. Conectado, un proveedor con documentos vencidos queda bloqueado en cuentas por pagar antes de que salga el dinero. Desconectado, el tablero avisa, pero alguien tiene que actuar.
Automatización
REPSE automatizado: qué corre solo y qué sigue necesitando a una persona
«Automatizar el REPSE» se dice mucho y significa poco. Esto es lo que en Portal REPSE ocurre sin que nadie lo empuje, y lo que no:
| Corre solo | Necesita a una persona |
|---|---|
| Pedirle a cada proveedor los documentos del periodo | Decidir qué hacer con un proveedor que no responde |
| Recordar al que no entregó, las veces que haga falta | Autorizar una excepción y dejarla registrada |
| Verificar cada CFDI de nómina contra el SAT | Definir qué documentos exiges a cada tipo de proveedor |
| Comprobar la vigencia del registro REPSE | Negociar con el proveedor incumplido |
| Avisar antes de cada vencimiento | Firmar el contrato y sus anexos |
| Recalcular el semáforo y el importe expuesto | Presentar la defensa en una revisión |
La diferencia entre un control digital y uno automatizado está en esa primera columna. Guardar los archivos en una carpeta compartida ya es digital: alguien sigue teniendo que pedirlos, revisarlos y acordarse de las fechas. Automatizado significa que la solicitud, la verificación y la alarma ocurren aunque nadie se acuerde.
Es también la razón por la que el control se cae en hojas de cálculo. No por falta de orden: porque el volumen crece con cada proveedor y cada mes, y la memoria de una persona no.
Cuánto cuesta un sistema para REPSE
Portal REPSE se cotiza según el número de proveedores que vas a controlar y la periodicidad de revisión. No hay un precio de lista único porque no cuesta lo mismo vigilar 15 proveedores que 300.
Se vende como módulo independiente: puedes contratar solo el control de REPSE, o el Portal de Proveedores completo con el REPSE incluido. La validación masiva de RFC contra el padrón se cotiza aparte, también en función del volumen y la frecuencia.
Preguntas frecuentes
¿Esto sirve para tramitar mi registro REPSE?
No. Portal REPSE es para la empresa contratante: la que recibe servicios especializados y necesita comprobar que sus proveedores están en regla. Si lo que buscas es darte de alta o renovar tu propio registro, el trámite se hace ante la STPS.
¿Cuántos proveedores puedo administrar?
No hay un límite técnico; el alcance se define en la cotización según el volumen.
¿Los proveedores tienen que pagar algo?
No. El proveedor recibe su acceso para subir documentos sin costo para él.
¿Qué pasa si un proveedor no sube lo que le toca?
El sistema lo marca en el tablero y sigue enviando recordatorios. Tú decides qué hacer con esa información: retener el pago, escalarlo o suspender el contrato.
¿Puedo ver el histórico para una auditoría?
Sí. Los expedientes quedan guardados por periodo, que es justamente lo que se pide cuando llega una revisión.
Agenda una demostración
Treinta minutos por videollamada. Te mostramos el tablero con un caso parecido al tuyo y te decimos con franqueza si tu operación justifica la herramienta o todavía no.
¿Todavía estás comparando opciones? Escribimos una guía neutral para eso: cómo elegir un software REPSE, con los 7 criterios que sí importan y 10 preguntas para hacerle a cualquier proveedor antes de firmar.
Si lo que te interesa es el detalle de la revisión documental, está en validación de documentos REPSE.
Y si lo que necesitas es ver el cumplimiento en indicadores en lugar de expedientes, revisa los reportes y tableros REPSE: semáforo por proveedor, exposición fiscal en pesos y detalle exportable a PDF y Excel.
¿Te quedan dudas sobre qué exige el REPSE en tu caso concreto? Respondemos 46 preguntas frecuentes sobre el control del REPSE.
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