Cancelación del registro
El incumplimiento reiterado de las obligaciones asociadas al REPSE es causal de cancelación. El día que a tu proveedor le cancelan el registro, todos los servicios que te prestó dejan de tener respaldo válido.
Reportes e informativas
Reportes REPSE: las informativas obligatorias y los tableros que necesita el contratante
Quien busca reportes REPSE suele estar buscando una de dos cosas muy distintas. Unos buscan las informativas obligatorias —el ICSOE ante el IMSS y el SISUB ante el INFONAVIT—: qué son, quién las presenta y cuándo. Otros buscan los reportes internos que necesita una empresa que contrata proveedores REPSE para saber quién está cumpliendo y quién no.
Esta página responde las dos, en ese orden. Si eres contratante, la parte que te va a servir más empieza en la segunda mitad: las informativas no las presentas tú, pero sí respondes por ellas.
Parte 1
Los reportes obligatorios: ICSOE y SISUB
Desde la reforma de subcontratación de 2021, toda empresa registrada en el REPSE tiene que informar sus contratos de servicios especializados a dos autoridades distintas, en dos plataformas distintas, con el mismo calendario.
Quien presenta estas informativas es el prestador del servicio, no tú. Es una confusión frecuente: si tu empresa contrata limpieza, seguridad, mantenimiento o transporte especializado, el obligado a subir la informativa es tu proveedor. Lo que a ti te toca es exigir el acuse, revisarlo y conservarlo. Más abajo explicamos por qué eso no es un trámite menor.
| ICSOE | SISUB | |
|---|---|---|
| Ante quién | IMSS | INFONAVIT |
| Qué es | Informativa de Contratos de Servicios u Obras Especializadas | Sistema de Información de Subcontratación |
| Quién presenta | La empresa con registro REPSE que prestó el servicio o ejecutó la obra | |
| Qué se informa | Datos del contrato, del contratante y de los trabajadores asignados: NSS, CURP y salario base de cotización | Reporte de contrato, reporte de trabajador y reporte de sujeto obligado |
| Periodicidad | Cuatrimestral, tres veces al año | |
| Ventanas de presentación | 1 al 17 de mayo (ene–abr) · 1 al 17 de septiembre (may–ago) · 1 al 17 de enero (sep–dic) | |
| Multa por omitir | 500 a 2,000 UMA $58,655 a $234,620 Arts. 304-A fr. XXII y 304-B fr. V, Ley del Seguro Social |
251 a 300 UMA $29,445 a $35,193 Arts. 6 fr. XVIII y 8 fr. IV, Reglamento de Multas del INFONAVIT |
Si el día 17 cae en sábado, domingo o día inhábil, el plazo se recorre al siguiente día hábil. Es la única prórroga que existe: no hay presentación extemporánea sin sanción.
Importes calculados con la UMA vigente en 2026: $117.31 diarios, publicada por el INEGI y aplicable desde el 1 de febrero de 2026.
¿Qué pasa si tu proveedor no las presenta?
La multa la paga él. El problema lo heredas tú, por tres vías:
Pierdes la deducción y el acreditamiento
El art. 27 fr. V de la LISR y el art. 5 fr. II de la LIVA condicionan la deducibilidad del gasto y el acreditamiento del IVA a que el proveedor cuente con registro vigente y a que tú conserves la documentación. Sin eso, el gasto se vuelve no deducible y el IVA no acreditable.
Responsabilidad solidaria
Si el proveedor no cumplió sus obligaciones de seguridad social respecto de los trabajadores que ejecutaron tu contrato, el contratante responde solidariamente por ellas.
El escenario más caro
Contratar servicios especializados con una empresa sin registro vigente cae en el supuesto del art. 1004-C de la Ley Federal del Trabajo, con multa de 2,000 a 50,000 UMA —de $234,620 a $5,865,500 con la UMA de 2026—, aplicable por cada caso.
El reporte que sí te toca a ti: el acuse
De todo el paquete, lo único que tú conservas es el acuse de presentación de cada cuatrimestre. Guardarlo no basta: hay que revisarlo. Tres cosas que sí se revisan en una auditoría y casi nadie verifica al recibirlo:
- Que el acuse corresponda al cuatrimestre correcto y no sea el del periodo anterior reenviado.
- Que tu RFC aparezca entre los contratantes informados. Un acuse válido de un contrato que no es el tuyo no te protege.
- Que los trabajadores reportados coincidan con las personas que efectivamente estuvieron en tus instalaciones.
Ese tercer punto es el que convierte un archivero en un expediente defendible, y es donde empieza la segunda mitad de esta página.
Parte 2
Los reportes que sí controlas tú
Las informativas se presentan tres veces al año. El riesgo, en cambio, se acumula todos los meses: un proveedor que dejó de mandar la opinión del SAT en marzo, otro cuyo REPSE vence en 22 días, otro que factura fuerte y lleva seis meses sin comprobar cuotas obrero-patronales.
Un archivero por proveedor no responde ninguna de esas preguntas. Portal REPSE convierte el expediente en indicadores: un tablero ejecutivo para saber cómo está la empresa, un tablero operativo para saber qué falta hoy y de quién, y reportes de detalle exportables para el auditor, el despacho o la autoridad.
Tablero ejecutivo: qué tan expuesta está la empresa hoy
Es la vista de dirección, contraloría y jurídico. Una pantalla, cuatro números y una decisión: si hay que frenar un pago o no.
Tablero de cumplimiento REPSE · vista ejecutiva
127 proveedores activos
127 proveedores activos
Proveedores en riesgo
14
▲ +3 vs. mes anterior · meta ≤ 5
Exposición fiscal
$4.9 M
No deducible + IVA en riesgo
REPSE vencido o por vencer
6
2 vencidos · 4 vencen en ≤ 30 días
Índice de cumplimiento
81%
▲ +4 pts vs. 77% · meta ≥ 95%
Recepción de documentos mensuales · % de 127 proveedores
Tablero de demostración. Datos ilustrativos.
Los cuatro indicadores de arriba responden preguntas distintas, y ese es el punto:
| Indicador | Pregunta que responde | Cuándo dispara una acción |
|---|---|---|
| Índice de cumplimiento | ¿Qué proporción de mis proveedores tiene expediente completo y REPSE vigente? | Cuando cae respecto al mes anterior |
| Proveedores en riesgo | ¿A quién tengo que llamar hoy? | Cualquier alta nueva |
| Exposición fiscal | ¿Cuánto dinero facturado está respaldado por expedientes incompletos? | Antes de liberar el pago del mes |
| REPSE por vencer | ¿A quién se le vence el registro antes del próximo corte? | A 30 días de la vigencia |
Tablero operativo: qué falta, de quién y de qué mes
Es la vista de compras y del área que persigue documentos. En lugar de una lista de pendientes, un calendario por proveedor: cada celda es un mes y muestra cuántos de los documentos críticos llegaron.
| Proveedor | Ene | Feb | Mar | Abr | May | Jun | Índice | REPSE |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Servicios Alfa | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | 8% | Vencido |
| Limpieza Beta | 2 | 1 | 2 | 1 | 2 | 2 | 42% | Por vencer |
| Seguridad Gamma | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 | 2 | 67% | Vigente |
| Mantenimiento Delta | 1 | 2 | 2 | 3 | 3 | 4 | 63% | Vigente |
| Transportes Épsilon | 4 | 4 | 3 | 4 | 4 | 3 | 92% | Vigente |
| Energía Upsilon | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 4 | 100% | Vigente |
Documentos recibidos por mes, de 4. 4/4 completo 3/4 2/4 1/4 0/4 sin documentos · Tablero de demostración. Datos ilustrativos.
Ese calendario se lee en tres movimientos:
Rojo sólido · 0/4
Una celda roja sólida (0/4) es un mes del que no llegó ningún documento. Ese periodo tiene responsabilidad solidaria activa y no hay forma de reconstruirlo después.
3+ meses incompletos
Una fila con tres o más meses incompletos es incumplimiento crónico, no un descuido. Es el perfil del proveedor al que le pueden cancelar el registro.
Fila que mejora
Una fila que mejora hacia la derecha es un proveedor recuperándose: sirve para decidir a quién presionar y a quién no.
Junto al calendario, el mismo tablero muestra la matriz de qué falta este mes: proveedor por proveedor, cuáles de los cuatro documentos críticos —CFDI de nómina, cuotas IMSS, declaración de IVA y opinión de cumplimiento del SAT— están recibidos y cuáles no.
Es la lista de llamadas del día, sin armarla a mano.
Reporte de detalle: el que se entrega al auditor
Los tableros sirven para decidir. Para demostrar hace falta el renglón por renglón: un reporte con una línea por proveedor y por mes de cumplimiento, exportable a PDF y a Excel, con las columnas que un revisor externo pide.
| Mes | Empresa | Plaza | RFC proveedor | Razón social | Score | Estatus |
|---|---|---|---|---|---|---|
| May 2026 | Planta Norte | Monterrey | XAXX010101000 | Servicios Alfa, S.A. de C.V. | 38% | Incumplido |
| May 2026 | Planta Norte | Monterrey | XAXX010101000 | Limpieza Beta, S.A. de C.V. | 62% | En revisión |
| May 2026 | CEDIS Bajío | Querétaro | XAXX010101000 | Transportes Épsilon, S.A. de C.V. | 96% | Cumplido |
Tablero de demostración. Datos ilustrativos. El reporte completo incluye referencia única, área, responsable, centro de resultados y fecha de corte.
Cada renglón trae referencia única, área solicitante, responsable interno, centro de resultados, mes de cumplimiento, fecha de corte, empresa, plaza, RFC, razón social, score y estatus. Eso permite dos cosas que un PDF suelto no permite: filtrar por responsable —para saber quién dentro de tu empresa tiene proveedores atorados— y cruzar contra tu contabilidad por RFC y periodo.
Reportes por importe: dónde está el dinero en riesgo
Un proveedor incumplido de $40,000 al año y uno de $12 millones no son el mismo problema. Por eso el cumplimiento también se mide en pesos, no solo en porcentaje de documentos:
- Cumplimiento distribuido por importes, año por año: cuánto facturaste en total y qué parte de ese importe corresponde a periodos con expediente incompleto.
- Importe facturado incumplido y el impuesto asociado: la base real de la exposición por gasto no deducible e IVA no acreditable.
- Top 10 de proveedores incumplidos, ordenados por importe y no por número de faltantes, con su porcentaje de cumplimiento y sus meses incumplidos al lado.
- Histórico acumulado desde el primer mes cargado, para ver si la empresa mejora o solo cambia de proveedor incumplido.
Ese cruce es el que cambia conversaciones: deja de ser «faltan documentos» y pasa a ser «hay $3.4 millones de gasto no deducible y $1.5 millones de IVA no acreditable concentrados en ocho proveedores».
Catálogo
Catálogo de reportes de Portal REPSE
No hay un reporte que le sirva a todos. Estos son los que la plataforma entrega y a quién le resuelve cada uno:
| Reporte | Pregunta que responde | Quién lo usa |
|---|---|---|
| Tablero ejecutivo de cumplimiento | ¿Qué tan expuesta está la empresa este mes? | Dirección · Contraloría |
| Tablero operativo por proveedor | ¿Qué falta, de quién y de qué mes? | Compras · Cumplimiento |
| Semáforo de proveedores | ¿A quién puedo pagar sin riesgo? | Cuentas por pagar |
| Detalle mensual exportable (PDF / Excel) | ¿Puedo demostrarlo renglón por renglón? | Auditoría · Despacho externo |
| Exposición fiscal por proveedor | ¿Cuánto dinero está en riesgo y con quién? | Fiscal · Finanzas |
| Top proveedores incumplidos por importe | ¿Por dónde empiezo? | Dirección · Compras |
| Vigencias de REPSE | ¿A quién se le vence el registro? | Jurídico · Compras |
| Control de ICSOE y SISUB | ¿Quién entregó acuse de este cuatrimestre? | Cumplimiento |
| Validación de CFDI de nómina ante el SAT | ¿Los comprobantes siguen vigentes? | Fiscal · Auditoría |
| Cruce de nómina contra control de acceso | ¿A quién le pagaron que nunca estuvo aquí? | Seguridad · Cumplimiento |
| Recepción por tipo de documento | ¿Qué documento es el que más se atora? | Cumplimiento |
| Calendario de obligaciones | ¿Qué se vence en los próximos 30 días? | Toda la operación |
| Bitácora de entregas y rechazos | ¿Cuándo se le pidió y cuándo entregó? | Jurídico |
| Reporte por responsable interno | ¿Quién de mi equipo trae proveedores atorados? | Contraloría |
| Histórico de cumplimiento por año | ¿Estamos mejorando de verdad? | Dirección |
| Expediente completo por proveedor | ¿Qué le entrego al auditor de este proveedor? | Auditoría |
Cómo se calculan los indicadores
Un indicador que nadie puede explicar no sirve para defender nada. Estas son las definiciones:
| Indicador | Definición |
|---|---|
| Índice de cumplimiento | Porcentaje de proveedores con expediente documental completo y REPSE vigente al corte. Un proveedor con todos los papeles pero registro vencido no cuenta como cumplido. |
| Score del proveedor | Documentos válidos recibidos entre documentos exigibles para ese proveedor en ese periodo. «Válido» significa vigente y verificado, no solo cargado. |
| Meses incumplidos | Número de meses del contrato con al menos un documento crítico faltante. Es acumulativo: no se limpia cuando el proveedor se pone al corriente. |
| Semáforo | Verde expediente completo y registro vigente. Ámbar faltantes no críticos o vigencia próxima a vencer. Rojo falta un documento crítico o el REPSE no está vigente. |
| Exposición fiscal | Importe facturado en periodos con expediente incompleto, separado en gasto no deducible e IVA no acreditable. |
Reportes para materialidad, no solo para el archivo
Los reportes anteriores demuestran que los documentos existen. La materialidad exige demostrar algo distinto: que el servicio ocurrió y que las personas que lo prestaron son reales. Para eso hay dos reportes específicos:
Puedes revisar el detalle de este proceso en validación de documentos REPSE.
Validación de CFDI de nómina ante el SAT
Cada comprobante se consulta contra el servicio de verificación del SAT: que siga vigente —un CFDI se puede cancelar después de emitido y el archivo que guardaste se sigue viendo idéntico—, que el emisor sea el proveedor correcto y que la fecha caiga en el periodo que estás documentando.
Cruce de nómina contra control de acceso
El reporte devuelve tres listas: personas que entraron a tus instalaciones y no aparecen en ninguna nómina, personas a las que se les pagó pero que nunca estuvieron, y trabajadores que dejaron de aparecer a media vigencia del contrato.
Con ERP conectado o sin él
Los reportes valen por los datos que los alimentan, y esos datos no siempre están en el mismo lugar:
Con conexión al ERP
Portal REPSE se integra con tu sistema para tomar el padrón de proveedores, las facturas y los importes. Así la exposición fiscal se calcula sobre lo que realmente se facturó, no sobre una captura paralela.
En versión desconectada
Si no puedes o no quieres abrir el ERP, la plataforma opera de forma independiente: los proveedores cargan sus documentos en su propio portal y los importes se suben por archivo. Los mismos tableros, sin tocar tu sistema.
Exportación programada
Cualquier reporte se puede enviar automáticamente por correo con la periodicidad que definas, para que dirección reciba el tablero el día 5 sin que nadie tenga que entrar a generarlo.
Preguntas frecuentes sobre reportes REPSE
¿Cuándo se presentan los reportes del REPSE?
El ICSOE y el SISUB se presentan tres veces al año, del 1 al 17 de mayo por el cuatrimestre enero–abril, del 1 al 17 de septiembre por mayo–agosto y del 1 al 17 de enero por septiembre–diciembre. Si el 17 cae en día inhábil, el plazo se recorre al siguiente día hábil.
¿Qué reportes se presentan en el REPSE?
Dos informativas cuatrimestrales: el ICSOE ante el IMSS, con los datos del contrato, del contratante y de los trabajadores asignados, y el SISUB ante el INFONAVIT, que se integra por reporte de contrato, reporte de trabajador y reporte de sujeto obligado. Las presenta la empresa que tiene el registro REPSE y prestó el servicio.
¿El contratante tiene que presentar ICSOE o SISUB?
No. El obligado es el prestador del servicio especializado. Lo que corresponde al contratante es exigir el acuse de cada cuatrimestre, verificar que su RFC aparezca entre los contratantes informados y conservarlo como parte del expediente.
¿Qué pasa si un proveedor no presenta el ICSOE o el SISUB?
Se expone a multas de 500 a 2,000 UMA por el ICSOE y de 251 a 300 UMA por el SISUB, y el incumplimiento reiterado es causal de cancelación de su registro. Para el contratante, el efecto es la pérdida de la deducibilidad del gasto y del acreditamiento del IVA, además de la responsabilidad solidaria en materia de seguridad social.
¿Cómo sé cuáles de mis proveedores REPSE están incumplidos?
Con un semáforo por proveedor alimentado por la recepción real de documentos. En Portal REPSE, un proveedor aparece en rojo cuando le falta un documento crítico del periodo o cuando su registro no está vigente, y el tablero lo ordena por importe facturado para que el primero de la lista sea el que más dinero pone en riesgo.
¿Los reportes se pueden exportar?
Sí. Todos los reportes se exportan a PDF y a Excel, y se pueden programar para enviarse por correo automáticamente con la periodicidad que definas.
¿Se puede reconstruir un mes anterior en el que no se pidieron documentos?
Parcialmente. Los documentos se pueden solicitar de forma retroactiva y el proveedor puede entregarlos, pero un CFDI de nómina cancelado ya no se puede validar como vigente y un acuse de ICSOE fuera de plazo sigue siendo extemporáneo. Por eso el indicador de meses incumplidos es acumulativo y no se limpia.
¿Sirve para proveedores de tamaños muy distintos?
Sí, y es el caso normal: en el mismo padrón conviven proveedores de dos trabajadores y proveedores de ciento cincuenta. El volumen de comprobantes de nómina cambia de 48 al año a más de 3,600, y ese es precisamente el renglón que rompe una hoja de cálculo.
Ver los tableros con tus propios proveedores
La forma más rápida de saber si esto te sirve es verlo con un caso real: trae el expediente de un proveedor que te preocupe y te mostramos cómo se vería en el semáforo, qué faltantes detecta y qué importe quedaría marcado como expuesto.
Si estás comparando plataformas, la guía para elegir un software REPSE incluye las preguntas que conviene hacerle a cada proveedor. Y si quieres ver el resto de la funcionalidad, empieza por el sistema para REPSE.
¿Dudas sobre plazos, acuses o quién presenta cada informativa? Las respondemos en las 46 preguntas frecuentes sobre el control del REPSE.
Sigue leyendo