Preguntas frecuentes sobre el control del REPSE

El REPSE es el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas, a cargo de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Toda empresa que preste servicios especializados en México debe estar inscrita en él. El registro tiene vigencia de tres años y se renueva; sin él, el servicio no puede contratarse legalmente ni deducirse.

El obligado es el prestador del servicio, no quien lo contrata. Cualquier persona física o moral que ponga trabajadores propios a disposición de otra empresa para ejecutar servicios u obras especializadas debe inscribirse. La empresa contratante no se registra: su obligación es verificar que su proveedor tenga el registro vigente y conservar la documentación.

Si el proveedor incumple sus obligaciones de seguridad social respecto de los trabajadores que ejecutaron el contrato, la empresa contratante responde por ellas ante el IMSS y el INFONAVIT. No es una sanción por negligencia: aplica aunque el contratante haya pagado la factura completa y a tiempo.

La subcontratación de personal está prohibida en México desde 2021: consiste en poner trabajadores a disposición de otra empresa para actividades de su objeto social o de su actividad económica preponderante. Los servicios especializados sí son legales, siempre que no formen parte del objeto social del contratante y que el prestador tenga registro REPSE vigente.

En el portal público del REPSE de la STPS se consulta por RFC o razón social si una empresa tiene registro y qué actividades ampara. Verificar una vez no basta: el registro se renueva cada tres años y puede cancelarse, así que la consulta debe repetirse en cada periodo de pago.

En el padrón público del REPSE de la Secretaría del Trabajo, buscando por RFC o razón social. Hay que revisar tres cosas: que el registro exista, qué actividades ampara y hasta cuándo es válido. El error más común es dar por bueno un registro que no cubre la actividad que contrataste. El detalle está en validación de documentos REPSE.

No. El REPSE emite un registro con número de folio, publicado en un padrón público; no emite certificados. Si un proveedor te entrega un PDF titulado «certificado REPSE», eso no es el documento oficial. Lo que vale es que su RFC aparezca en el padrón de la STPS con la actividad correcta y la vigencia al día.

No. La ley exige registro vigente al momento del pago, no al momento del alta. Si el registro venció o se canceló entre una cosa y otra, el IVA de esos pagos deja de ser acreditable y el gasto deja de ser deducible. La verificación se repite en cada periodo.

Un sistema en la nube que le pide a tus proveedores de servicios especializados los documentos que la ley te obliga a tener, los valida en automático, te avisa antes de que venzan y te muestra en un tablero quién está en regla y quién te está generando riesgo fiscal.

Para ti, la empresa contratante. Tu proveedor solo recibe un acceso para subir sus documentos, sin costo para él.

No. Ese trámite se hace directamente ante la Secretaría del Trabajo. Portal REPSE es para vigilar el cumplimiento de terceros, no para gestionar el tuyo.

La señal no es cuántos proveedores tienes, sino cuántos vencimientos persigues al mes. Con 10 proveedores y documentos mensuales ya son más de 100 fechas al año. Cuando alguien de tu equipo dedica horas a perseguir papeles, la herramienta se paga sola.

No. Le quita la parte mecánica —perseguir, abrir, comparar, capturar— para que su tiempo se vaya a lo que sí requiere criterio.

Los 16 del expediente de servicios especializados: registro REPSE, acta constitutiva y poder, constancia de situación fiscal, registro patronal, contrato y anexos, listado de trabajadores, opiniones de cumplimiento del SAT y del IMSS, cuotas obrero-patronales, aportaciones al INFONAVIT, declaración y acuse de pago del IVA, CFDI de nómina, y los acuses del ICSOE y del SISUB. El detalle está en validación de documentos REPSE.

Que lee el contenido del archivo, no solo lo guarda. Comprueba que corresponda a ese proveedor, que sea del periodo correcto y que siga vigente en la fecha del pago. Además cruza unos documentos contra otros para detectar inconsistencias.

Sí. Cada comprobante se consulta contra el servicio de verificación del SAT para confirmar que siga vigente y no haya sido cancelado después de que te lo entregaron. También se cruza contra el listado de trabajadores asignados y contra tu control de acceso, para detectar a quién se le pagó sin haber estado en tus instalaciones.

Sí. Muchas empresas piden además pólizas de seguro, certificaciones, exámenes médicos o cartas de no antecedentes según su industria. Se configuran como requisitos adicionales con su propia periodicidad.

Sí, como acuses cuatrimestrales. Ojo con el matiz: esas informativas las presenta el proveedor, no tú. Lo que hace el sistema es exigir y resguardar el acuse cada cuatrimestre, en lugar de que asumas que lo presentó. Los plazos y multas están en reportes REPSE.

Sí. Portal REPSE puede integrarse con tu ERP o con tu módulo de cuentas por pagar para que el estatus de cumplimiento de cada proveedor viaje hacia donde se autorizan los pagos. El alcance de la integración —qué campos, en qué dirección y con qué frecuencia— se define en la cotización, porque depende de qué sistema tengas y de qué tan abierto sea.

También opera de forma completamente independiente. Es la versión desconectada: tus proveedores suben documentos al portal, el sistema valida y alerta, y tu equipo consulta el tablero. Sin tocar tu ERP, sin proyecto de TI y sin depender de tu área de sistemas.

La mayoría de las empresas arranca desconectado. Se pone a operar en días en lugar de meses, y la integración se evalúa después, cuando ya hay datos y quedó claro qué información vale la pena empujar al ERP.

Lo importante no es la comodidad: es la consecuencia. Conectado, un proveedor con documentos vencidos puede quedar bloqueado en cuentas por pagar antes de que salga el pago. Desconectado, el tablero te avisa pero alguien tiene que actuar.

La integración se hace por archivo o por API según lo que permita tu sistema. Si tu ERP expone servicios o acepta cargas programadas, se puede. Lo revisamos en la demo con tu caso concreto en vez de prometer una lista.

No. Es en la nube y se usa desde el navegador, tanto tu equipo como tus proveedores.

Sí, a Excel y en PDF por proveedor y por periodo. Es lo que normalmente se entrega en una revisión.

No. Recibe su acceso sin costo y sin instalar nada.

Entran, ven qué les falta y suben el archivo. Si algo está mal, el sistema se los dice en el momento en vez de que se enteren tres semanas después por correo.

El sistema lo marca en el tablero y sigue enviando recordatorios automáticos. Tú decides qué hacer con esa información: retener el pago, escalarlo o suspender el contrato.

Sí. No le pides lo mismo a quien te da limpieza que a quien te da mantenimiento industrial con personal en planta. Los requisitos se configuran por tipo de proveedor o por contrato.

No hay un límite técnico. El alcance se define en la cotización según el volumen.

En la versión desconectada, días. Lo que marca el ritmo no es el software: es cuánto tardan tus proveedores en subir el primer expediente completo.

Sí, y conviene definirlo en la cotización: quién migra, en qué plazo y con qué alcance. Después de firmar deja de ser negociable — es uno de los errores más comunes al comprar.

Se cargan por lote a partir de tu padrón. Lo que no se puede automatizar es el primer contacto: alguien tiene que avisarles que a partir de ahora los documentos se suben ahí.

Sí, a tu equipo. Para el proveedor la idea es que no haga falta.

Se cotiza según el número de proveedores que vas a controlar y la periodicidad de revisión. No hay precio de lista único porque no cuesta lo mismo vigilar 15 proveedores que 300, ni revisar cada mes que cada cuatrimestre. Lo que sí puedes exigir en cualquier cotización —la nuestra o la de quien sea— es el costo total del primer año con tu número real de proveedores, incluyendo implementación y migración, y el costo de renovación del segundo. Esa última cifra es la que más se olvida preguntar.

El módulo de REPSE se vende por separado. Hay empresas que solo contratan el control de REPSE y otras que llevan el Portal de Proveedores completo con el REPSE incluido.

Te llevas tus documentos. El formato de salida, el plazo de entrega y si tiene costo son cosas que conviene dejar escritas en el contrato, no acordadas en una llamada.

Depende del esquema que se contrate. Pregúntalo antes de firmar: es donde más sorpresas salen, aquí y con cualquier proveedor.

Sí, es un servicio que se cotiza aparte según cuántos proveedores se van a revisar y con qué periodicidad.

No. La responsabilidad sigue siendo de tu empresa. Lo que cambia es que llegas a la revisión con el expediente armado y fechado, en lugar de reconstruirlo a contrarreloj.

Sí. Los documentos quedan guardados por periodo, con la fecha en que se recibieron y quién los aprobó.

La Ley del Seguro Social y la Ley del INFONAVIT te hacen solidariamente responsable de las obligaciones de seguridad social de los trabajadores que tu proveedor puso a tu disposición. Dicho simple: la multa del proveedor la paga él, pero la deducción perdida y el IVA devuelto los pagas tú.

Para acreditar el IVA de un servicio especializado, el artículo 5º fracción II de la Ley del IVA exige tener del proveedor la declaración de IVA y su acuse de pago antes del último día del mes siguiente a aquel en que pagaste. Si no los recabas a tiempo: complementaria y devolver lo acreditado.

Son cuatrimestrales, del 1 al 17 de mayo, septiembre y enero. Las presenta el proveedor. Las sanciones para él van de 500 a 2,000 UMA en el ICSOE y de 251 a 300 UMA en el SISUB.

Tú, la empresa contratante. Tú decides qué información se solicita, para qué y por cuánto tiempo se conserva. Bimetrics actúa como encargado: trata esa información únicamente por instrucción tuya y para prestarte el servicio. Está explicado en el aviso de privacidad.

Sí, por perfiles. No es lo mismo lo que necesita ver compras que lo que necesita ver contraloría.

La devolución o supresión de la información al terminar se establece en el contrato de prestación de servicios y sus anexos.