Portal REPSE es para la empresa que contrata servicios especializados, no para el proveedor que tramita su registro. Si contratas limpieza, seguridad, mantenimiento, TI o cualquier servicio bajo REPSE, la ley te obliga a comprobar que ese proveedor está en regla, y a tener sus documentos antes de una fecha, no cuando te acuerdes.
Riesgo en pesos
La pregunta que hace dirección no es «¿tenemos los papeles?». Es «¿cuánto nos cuesta si no los tenemos?». Estas son las cifras de un padrón de demostración con 127 proveedores.
Exposición por incumplimiento
Cifras de un tablero de demostración con 127 proveedores. Tu exposición real depende de cuánto contratas y con quién. Calcula la tuya con tus proveedores →
Para el área de compras, contraloría o administración de una empresa que recibe servicios especializados: la que paga las facturas y la que responde ante el SAT, el IMSS y el INFONAVIT si el proveedor no cumple.
Expediente por proveedor
Estos son los que necesitas en el expediente de cada proveedor, actualizados por periodo:
Con cuarenta proveedores y doce meses son cientos de documentos al año que alguien tiene que pedir, revisar y archivar, uno por uno. Ese es el trabajo que Portal REPSE hace por ti.
Validación
Guardar el archivo no es validarlo. Portal REPSE lee el contenido de cada documento con lectura documental e inteligencia artificial y comprueba tres cosas: que corresponda a ese proveedor, que sea del periodo correcto y que siga vigente en la fecha del pago.
Después los cruza entre sí. Un documento aislado puede verse impecable y no cuadrar con los demás, y esa inconsistencia es justo la que encuentra una auditoría y la que una revisión manual casi nunca alcanza a hacer.
Para acreditar el IVA de un servicio especializado, el artículo 5º fracción II de la Ley del IVA te obliga a tener copia de la declaración de IVA del proveedor y su acuse de pago antes del último día del mes siguiente a aquel en que hiciste el pago. Si no los recabas a tiempo, la consecuencia no es una multa: es presentar declaración complementaria y devolver el IVA que ya habías acreditado.
El ICSOE (IMSS) y el SISUB (INFONAVIT) son informativas cuatrimestrales que presenta el proveedor, del 1 al 17 de mayo, septiembre y enero. Te importan porque la Ley del Seguro Social y la Ley del INFONAVIT te hacen responsable solidario de las obligaciones de seguridad social de los trabajadores que ese proveedor puso a tu disposición. Portal REPSE te deja verificar y guardar el acuse de cada proveedor en cada cuatrimestre, en lugar de asumir que lo presentó.
Los documentos quedan guardados por periodo, con su historial de aprobaciones y rechazos. Cuando llega una revisión no hay que reconstruir nada: el expediente ya está armado, con la fecha en que se recibió cada papel.
Riesgo
Cuando se habla de las multas del REPSE casi siempre se habla de las del proveedor. Tu exposición como empresa contratante es distinta, y en la mayoría de los casos más cara: IVA no acreditable, gasto no deducible y responsabilidad solidaria por las obligaciones de seguridad social de los trabajadores que ejecutaron el contrato.
Verificación
Se consulta en el padrón público del REPSE de la STPS, buscando por RFC o por razón social. La consulta devuelve tres cosas que importan, y conviene revisarlas en ese orden:
La ley exige el registro vigente al momento del pago, no al momento del alta. Con 40 proveedores y pagos mensuales, verificarlo en cada periodo son 480 consultas al año hechas a mano.
Sube un archivo de Excel con los RFC de tus proveedores. La herramienta obtiene la razón social en el SAT y consulta el padrón de la STPS, sin que tengas que revisar proveedor por proveedor.
Qué te devuelve por cada RFC:
Con una sola carga detectas incumplimientos, registros vencidos y proveedores sin REPSE.
Producto
Cinco bloques que cubren el ciclo completo: desde que el proveedor sube su primer documento hasta que se libera o se detiene el pago de su factura. Así funciona el sistema para REPSE, paso a paso.
Cada proveedor sube lo que le corresponde, por periodo, y tú registras quién entra a tus instalaciones.
Apruebas o rechazas cada documento y queda el rastro de qué se revisó y cuándo.
El sistema avisa por correo, al proveedor y a tu propio equipo.
La validación corre sola y el freno al pago también.
Tableros e históricos para saber con quién tienes exposición hoy.
Recursos
Tráenos el caso de uno real y te mostramos cómo quedaría su expediente, qué faltantes detecta el sistema y qué importe quedaría marcado como expuesto.
